Canllaw wyth cam i gael caniatâd i ddefnyddio deunydd dan hawlfraint ar y cyfryngau cymdeithasol a gwefannau.

Cam 1: Dyrannu digon o adnoddau
Cam 2: Adnabod y deunydd
Cam 3: Gwirio a yw’r deunydd wedi’i ddiogelu gan hawlfraint
Cam 4: Ystyried sut rydych chi am ddefnyddio’r deunydd dan hawlfraint
Cam 5: Darganfod pwy grëodd y deunydd a deiliad(deiliaid) presennol yr hawliau
Cam 6: Beth sy’n digwydd os na allwch chi ddod o hyd i ddeiliad yr hawliau? Opsiynau amgen?
Cam 7: Anfon cais at ddeiliad yr hawliau
Cam 8: Cwblhau caniatâd: cael tystiolaeth ysgrifenedig

Cam 1: Dyrannu digon o adnoddau

Mae ‘adnoddau’ yn cynnwys amser staff, costau gweinyddol a ffioedd trwyddedu posibl.

Cam 2: Adnabod y deunydd

Nodwch yn union beth rydych chi am ei ddefnyddio, megis delweddau, gweithiau celf, testun, cerddoriaeth, fideos neu gynnwys arall.

Cam 3: Gwirio a yw’r deunydd wedi’i ddiogelu gan hawlfraint

Mae cynnwys creadigol yn cael ei ddiogelu gan hawlfraint yn awtomataidd, hyd yn oed os nad oes symbol hawlfraint. Fel arfer, mae hawlfraint yn diogelu deunydd yn ystod oes creawdwr y deunydd, ac am 70 mlynedd ar ôl eu marwolaeth. Gall fod mwy nag un deiliad hawlfraint. Ar gyfer cerddoriaeth, gallai fod un ar gyfer y cyfansoddiad cerddorol, un ar gyfer y geiriau ac un ar gyfer y recordiad. Os nad yw’r deunydd wedi’i ddiogelu gan hawlfraint bellach, nid oes angen caniatâd arnoch chi.

Cam 4: Ystyried sut rydych chi am ddefnyddio’r deunydd dan hawlfraint 

Yn ddelfrydol, sut hoffech chi ddefnyddio’r deunydd, a beth yw’ch anghenion gofynnol? Efallai y byddai’n well gofyn am ganiatâd ehangach i osgoi gofyn dro ar ôl tro, ond dylech fod yn barod i weithio â llai os oes angen. Er enghraifft, gallech chi ofyn am ganiatâd i atgynhyrchu’r deunydd ar yr holl lwyfannau’r cyfryngau cymdeithasol, yn hytrach nag ar un yn unig. Mae hefyd yn ddoeth gofyn am gael defnyddio’r deunydd at ddiben penodol, yn hytrach na hyd penodol, i osgoi gorfod tynnu’r cynnwys oddi ar y cyfryngau cymdeithasol neu’ch gwefan pan fydd hyd y drwydded wedi dod i ben.

Cam 5: Darganfod pwy grëodd y deunydd a deiliad(deiliaid) presennol yr hawliau, gan gynnwys eu manylion cyswllt 

Gall fod mai hwn yw’r cam mwyaf llafurus yn y broses. Y creawdwr neu gyflogwr y creawdwr yw deiliad gwreiddiol yr hawliau, ac mae’n bosibl mai nhw sy’n berchen ar yr hawliau o hyd. Gwiriwch unrhyw gontractau gyda chyflenwyr i ganfod a oedd hawlfraint yn aros gyda’r cyflenwr neu a gafood ei throsglwyddo i’ch sefydliad, Gall fod gwybodaeth am ddeiliad yr hawliau ar y deunydd ei hun, er enghraifft llinell gydnabyddiaeth, datganiad hawlfraint neu fetadata wedi’i hymgorffori yn y ffeil ddigidol.

Cam 6: Beth sy’n digwydd os na allwch chi ddod o hyd i ddeiliad yr hawliau?

Os nad yw’n bosibl dod o hyd i’r creawdwr neu ddeiliad yr hawliau gan ddefnyddio cam 5, gallech chi chwilio am ddeunydd arall sydd ar gael drwy drwydded agored neu lle mae deiliad yr hawliau’n hysbys. Fel arall, bydd angen i chi gynnal chwiliadau rhesymol i ddod o hyd i ddeiliad yr hawliau. Os na ellir dod o hyd i ddeiliad yr hawliau ar ôl chwilio’n ddiwyd, mae’r deunydd yn cael ei ystyried yn Waith Amddifad. Dylech asesu’r risg o gyhoeddi gweithiau amddifad gan y gallech chi dderbyn hawliad am dor-hawlfraint er gwaethaf eich chwiliadau rhesymol. Mae’r opsiwn o dalu am drwydded gwaith amddifad i ddiogelu rhag hawliadau am dor-hawlfraint.

Cam 7: Anfon cais at ddeiliad yr hawliau 

Dylech geisio cynnwys y canlynol yn eich cais:

• manylion eich sefydliad, gan gynnwys ei genhadaeth
• nodi’r deunydd dan hawlfraint rydych chi am ei ddefnyddio (Cam 2)
• egluro sut rydych chi am ddefnyddio’r deunydd (Cam 4)
• gofyn am ganiatâd ysgrifenedig, gan gynnwys cadarnhad mai nhw yw perchennog hawlfraint gyfreithiol y deunydd, neu fel arall bod ganddyn nhw hawl i roi caniatâd
• o bosibl, darparu dyddiad cau i ateb gan ganiatáu o leiaf bythefnos. Mae rhai deiliaid hawliau yn croesawu dyddiad cau, tra bod hyn yn corddi eraill.

Os na fydd deiliad yr hawliau’n ateb, bydd angen i chi fynd yn ôl i Gam 6.

Cam 8: Cwblhau caniatâd

Mae angen i chi gadw tystiolaeth ysgrifenedig o unrhyw ganiatâd a roddwyd neu ymdrechion llwyddiannus i gysylltu â deiliad yr hawliau a chwiliadau diwyd. Bydd y dystiolaeth hon yn hanfodol os bydd unrhyw anghydfod.